Beschreibung eines Projektes der Euregio Rhein Waal:

• Werkzeuge für das überbetriebliche Qualitäts- und Gesundheitsmanagement

Vorwort

Projektziele

Systementwicklung

Zielsetzung und Aktivitäten
Qualitätsmanagement (QM) in Wertschöpfungsketten lebt vom Wissens- und Informationsaustausch der beteiligten Unternehmen. Dabei stehen Maßnahmen im Vordergrund, mit denen es gelingt, die betrieblichen Leistungen auf die Bedürfnisse und Forderungen der externen und internen Kunden einer Produktionskette auszurichten, d.h. die gesamte Kette von der landwirtschaftlichen Erzeugung bis zum Lebensmitteleinzelhandel einzubeziehen. EDV-Lösungen können Verantwortlichen helfen, die ihnen dabei gestellten Anforderungen besser zu erfüllen. Dabei stehen im Sinne der DIN EN ISO 9000 ff. Elemente im Vordergrund, wie:

• Identifikation und Rückverfolgbarkeit
• Lieferantenbewertung
• Vorbeuge- und ständige Verbesserungsmaßnahmen
• Dokumentation.

Hierbei ist jeweils der Informationsaustausch und die Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg abzustimmen.

Die Arbeitsgruppe Systementwicklung verfolgte das Ziel, ein Paket praktikabler Systemlösungen zu erarbeiten, mit denen sich Aufgaben unterschiedlicher Akteure im QM wirksam unterstützen lassen. Bestehende EDV-Lösungen aus den Niederlanden und Deutschland sollten gemeinsam im Sinne eines kettenorientierten Ansatzes weiterentwickelt werden. Dies geschah in enger Zusammenarbeit mit den Arbeitsgruppen Bestandsbetreuung sowie Schlachttier- und Fleischuntersuchung. Gleichzeitig sollten die dabei entwickelten und in Pilotketten erprobten Lösungen auch nach Ende der Projektlaufzeit dauerhaft für unterschiedliche Zielgruppen in der Grenzregion und darüber hinaus zur Verfügung gestellt werden.

Die vor Projektsstart in den Unternehmen der Grenzregion eingesetzte Software sowie die betrieblichen, überbetrieblichen und sektorweiten Informationssysteme waren für die oben beschriebenen Aufgaben im QM noch unzureichend. Auch wurden die Möglichkeiten elektronischer Datenverarbeitung nur ansatzweise genutzt, um die Forderungen aus rechtlichen Regelungen oder Standards von Marktpartnern leichter umzusetzen.

Daher war es die erste Aufgabe der Arbeitsgruppe, zunächst das Potential zur besseren Einbindung von QM-Aktivitäten in die übrigen Betriebsabläufe sowie bessere Nutzung der sich daraus ergebenden Informationen über die gesamte Kette hinweg zu beschreiben. Aufbauend auf den Analyseergebnissen entstand ein gemeinsames Rahmenmodell für die Nutzung von EDV-Lösungen im kettenorientierten Qualitäts- und Gesundheitsmanagement:

• Ein „Grundkonzept zur Gestaltung kettenorientierter und grenzüberschreitender Informationssysteme“ Hierzu wurde das in unterschiedlichen Branchen und für eine Vielzahl von Fragestellungen genutzte Konzept einer Data Warehouse-Architektur an die Anforderungen der überbetrieblichen Lenkung und Aufbereitung von Prozessdaten in fleischerzeugenden Ketten angepasst.

• Ein „Grundkonzept zur Unterstützung unternehmens-, kettenorientierter und grenzübergreifender Teamarbeit im Qualitätsmanagement“

Um die Akteure in den einzelnen Stufen der Wertschöpfung bei ihren QM-Aufgaben zu unterstützen, wurde ein Grundkonzept zur Nutzung von Workflow-gesteuerten Groupware-Systemen für die Verwaltung und Steuerung von Dokumenten, Organisation und Nachbereitung von internen und externen Audits sowie eines präventiven Risikomanagements erarbeitet. In einem Zeitraum von knapp zwei Jahren konnten sechs einzelne, voneinander unabhängige EDV-Werkzeuge für Aufgaben unterschiedlicher Nutzergruppen in der Fleischerzeugung entwickelt und erprobt werden. Hierfür erfolgte zunächst eine branchenspezifische Anpassung von vier EDV-Werkzeugen, die Aufgaben innerhalb normgerechter QMSysteme unterstützen. In einem weiteren Schritt konnten zwei Speziallösungen für Beratung und Bestandsbetreuung erarbeitet werden:
Jedes Werkzeug wurde zunächst technisch und funktional definiert und beschrieben, bevor es in den Pilotketten zur Erprobung kam. Zur Piloteinführung der Systeme gehörte zunächst, gemeinsam mit den Verantwortlichen in den Pilotketten die Voraussetzungen in den Ketten zu analysieren. Daraus entstanden jeweils ein Fachkonzept und ein Lastenheft für den Einsatz der einzelnen Werkzeuge. Gleichzeitig galt es, in den Pilotketten die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Nutzung der EDV-Werkzeuge zu schaffen.

Ergebnisse
Aus der dreijährigen grenzüberschreitenden Zusammenarbeit gingen sechs aufeinander abgestimmte EDV-Werkzeuge hervor. Die branchenspezifische Anpassung ermöglicht den Einsatz der Werkzeuge nicht nur in einzelbetrieblichen Zusammenhängen sondern vor allem überbetrieblich, in kürzeren und längeren Abschnitten fleischerzeugender Ketten. Die folgende Abbildung zeigt die vier branchenneutralen Werkzeuge:

• Überbetriebliches Data Warehouse System, „GIQS Backbone“ (Systempartner Chainfood b.v.)
• Dokumentenmanagement (Systempartner PLATO AG)
• Auditmanagement (Systempartner PLATO AG)
• Präventives Risikomanagement (Systempartner PLATO AG).

Sie sind unabhängig voneinander einsetzbar, bauen jedoch aufeinander auf. Zusammen genutzt stellen sie die Kernbausteine für die organisatorische, technische und inhaltliche Unterstützung eines integrierten Managementsystems dar. Ihr Einsatz ist abhängig von den Ambitionen der beteiligten Organisationen einer Kette und frei miteinander kombinierbar.

Das Synergiepotential wächst durch die gemeinsame Nutzung der Hilfsmittel und der darin gespeicherten Informationen und Abläufe.


Abbildung:Zuordnung der vier Werkzeuge in Abhängigkeit vom Grad der Umsetzung von Managementsystemen und von der Kooperationstiefe beteiligter Unternehmen.

Mit den Pilotumsetzungen der Werkzeuge wurden Referenzanwendungen geschaffen, die interessierten Organisationen auch nach Projektende ein Beispiel für die Nutzung im Qualitäts- und Gesundheitsmanagement geben.

Zwei weitere Werkzeuge sind die Speziallösungen,

• Checklistenmodell – EDV-System zur Unterstützung einer kettenorientierten Bestandsbetreuung (Systempartner Gezondheidsdienst voor Dieren b.v.)
• Melde- und Beratungsinstrument im Salmonellenmonitoring (Systempartner Qualitype AG).

Sie dienen der Unterstützung bei der Schwachstellenanalyse sowie der Maßnahmenverfolgung und Beratung von Landwirten im Rahmen der Bestandsbetreuung.
Sie erweitern bereits vorhandene Angebote des Gezondheidsdienst voor Dieren und der Salmonellendatenbank im QS-Programm und stehen weiteren interessierten Beratungsorganisationen, Tierärzten und Gesundheitsdiensten beiderseits der Grenze zur Nutzung zur Verfügung.

Aufbauend auf den innerhalb der Arbeitsgruppe entwickelten methodisch-theoretischen sowie inhaltlichen Konzepten liefern die veröffentlichten Ergebnisse EDV-Systementwicklern eine wertvolle Grundlage, eigene Angebote für fleischerzeugende Ketten zu entwickeln. Dies trifft nicht nur für Systementwickler in den Niederlanden und Deutschland, sondern auch in anderen EU-Ländern zu. Eine derartige Nutzung von Teilergebnissen durch EDV-Anbieter, die nicht direkt in die Projektarbeit eingebunden waren, ist bereits erfolgt.


Softwaretools für das kettenorientierte Audit-, Dokumenten- und Risikomanagement

Unterschiedliche Auditierungs-Standards, Normen und gesetzliche Regelungen sind der Anlass dafür, dass in den letzten Jahren ein Großteil von Aufgaben im Qualitätsmanagement der Kette von Mitarbeitern überbetrieblicher Organisationen übernommen wurden. Sie stellen eine besondere Zielgruppe dar, für deren Aufgaben erstmals im Rahmen des Projektes miteinander kombinierbare Unterstützungswerkzeuge zusammengestellt und praktisch erprobt wurden. Es sind insbesondere Bündlerorganisationen, die vor der Herausforderung stehen, integrierte Managementsysteme einzurichten und ihre Geschäftsprozesse im Sinne der DIN EN ISO 9000:2000 ff. zu dokumentieren. Dabei geht es darum, Transparenz in der Kette zu schaffen, Dokumente schneller zur Verfügung zu stellen, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten ständig zu aktualisieren und den damit einhergehenden Verwaltungsaufwand für Dokumentenlenkung zu reduzieren. Besonders in Unternehmen mit koordinierenden Funktionen wie beispielsweise Erzeugergemeinschaften ist die Dokumentenerstellung für eine Vielzahl von Mitgliedsbetrieben, deren Verteilung, Pflege und Aktualisierung mit erheblichem personellen und finanziellen Aufwand verbunden. Ferner koordinieren QS-Bündlerorganisationen unterschiedliche Arten interner und externer Audits zur Schwachstellenanalyse, Validierung und Verifizierung von Prozessen und Produkten entlang der Produktionskette.

Ein integriertes Dokumenten- und Auditmanagementsystem stellt somit ein hilfreiches Werkzeug dar, um die Dokumentenlenkung und Betriebsbesuche bei den Mitgliedsunternehmen zentral zu organisieren. Die Unsicherheit für Unternehmen der Agrar- und Ernährungswirtschaft, dass erzeugte oder weiterverarbeitete Produkte unter Umständen den geforderten Vorgaben zur Lebensmittelqualität und Lebensmittelsicherheit nicht genügen könnten, gilt als Risiko. Deshalb stellt ein spezielles Risikomanagement-Tool, mit dem sich alle Risiken abbilden und bewerten lassen, eine wertvolle Ergänzung zum Audit- und Dokumentenmanagementsystem dar.

Konzept
Vier Softwaretools der Firma PLATO AG bilden das softwaretechnische Grundgerüst für die Unterstützungswerkzeuge.

• Analysetool SCIO™ zur Risikobeurteilung: Kombination der FMEA (Fehler- Möglichkeits- und Einfluss-Analyse) mit dem HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point) Konzept und weiterer unterstützender Qualitätstechniken,
• ERGON™ Maßnahmenmanagement: Workflowgesteuerte Maßnahmenverfolgung,
• XERI™ Dokumentenmanagement: Workflowgesteuerte Dokumentenlenkung im Sinne der DIN EN ISO 9000:2000 ff. und
• AUDIT-Management: Workflowgesteuerter Auditprozess zur Überwachung und Verifizierung.

Es galt, diese Systeme an die branchenspezifischen Abläufe von überbetrieblichen Organisationen der Agrar- und Ernährungswirtschaft anzupassen. Für drei in sehr vielen
überbetrieblichen Organisationen anstehende Aufgaben sind die Software-Tools elektronisch vorkonfiguriert worden:

• Dokumentation und Aktualisierung eines Qualitätsmanagement-Handbuchs für Erzeugergemeinschaften einschließlich der Mitgliedsbetriebe.
• Organisation interner und externer Audits in einer Bündlerorganisation.
• Unterstützung des Aufbaus von Eigenkontrollsystemen in landwirtschaftlichen Betrieben im Sinne eines HACCP-Konzeptes.

Die Methoden zur Risikobeurteilung werden durch das Workgroup Computing System SCIO™ (lat.: ich weiß) abgebildet. Sieben SCIO™-Programme greifen auf eine Datenbank zu, in der eine Wissensbasis für die Teamarbeit strukturiert ist. Such- und Abfragewerkzeuge ermöglichen es, das Wissen der Datenbank zu nutzen. Der Fokus dieses Softwaretools liegt auf dem Austausch und der gemeinsamen Erarbeitung von Expertenwissen zur Risikobeurteilung. Im workflowgesteuerten Maßnahmenmanagementsystem ERGON™ wird der Maßnahmen-Workflow abgebildet.


Abbildung: Darstellung der Verknüpfung des Analysetools SCIO™ mit dem integrierten AUDIT- und Dokumentenmanagementsystem



Abbildung: Darstellung der Verbindungen des Workflows zur Maßnahmenverfolgung, zur Auditierung und zur Dokumentenlenkung

Im Sinne der DIN EN ISO 9000:2000 ff. unterstützt das workflowgesteuerte Dokumentenmanagementsystem XERI™ die vorwiegend hoch strukturierten, sich wiederholenden Schritte der Dokumentenlenkung. Das Audit-Managementsystem AUDIT steuert den gesamten Auditprozess zur Überwachung und Verifizierung eines Managementsystems.

Nutzer
In kettenorientierten Qualitätsmanagementsystemen übernehmen auch hier meist koordinierende Organisationen die Verantwortung für den Aufbau und die Pflege von Dokumenten-, Audit- und Risikomanagement-Systemen. QS-Bündlerorganisationen oder die bereits zuvor genannten Dienstleister koordinieren eine Reihe dieser überbetrieblichen Aufgaben und sind damit auch die Zielgruppen für die Groupware- Lösungen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick, welche Nutzergruppen der fleischerzeugenden Kette die Softwaretools als Koordinatoren und/oder als Anwender
im Qualitätsmanagement einsetzen können.


Tabelle Nutzergruppen der Softwaretools als Koordinatoren (K) oder Anwender (A)


Demonstration und Referenzanwendungen
Detaillierte Konfigurationskonzepte für Bündlerorganisationen demonstrieren die Einsatzmöglichkeiten der vier Softwaretools. XERI™ ist ein praxiserprobtes Dokumentenmanagementsystem,
das an die Bedürfnisse einer QS-Bündlerorganisation angepasst wurde. Das Konfigurationskonzept beschreibt die Schritte zur Einrichtung einer kettenorientierten, datenbankbasierten Plattform für die Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Handbüchern sowie die Darstellung von Prozessen entlang einer Kette.

Das standardisierte Lenkungsverfahren für Dokumente wird als Workflow entlang einer Kette über voreingestellte E-Mail-Benachrichtigungen an einzelne Anwender bzw. E-Mailverteilerlisten organisiert. Das Dokumentenmanagementsystem XERI™ unterstützt hierbei die Schritte:

• Dokumentenerstellung (einheitliche Formatvorgabe),
• Prüf- und Genehmigungsverfahren,
• Verteilung, Bereitstellung und Lesbarkeit der Dokumente,
• Unterstützung der Überarbeitung und Verbesserung von Dokumenten,
• Lenkung von Querverweisen und mitgeltenden Unterlagen,
• Archivierung relevanter Daten und
• Aufzeichnung von Änderungen und Aktivitäten.

Das Softwaretool AUDIT löst selbstständig Routineaufgaben der Information und Kommunikation über ein Zugriffs- und Freigabekonzept, so dass der Auditor mit administrativen Tätigkeiten kaum beschäftigt ist:

• Monats-, Quartals- und Jahresplanung durch den Kettenkoordinator,
• Strukturierung eines Fragenpools und Fragebogenpools,
• Planung und Kommunikation des einzelnen Audits,
• Erstellung des Auditberichts und Lenkung in XERI™ sowie
• Maßnahmenplanung und -verfolgung über ERGON™.

Die Schritte der Risikobeurteilung und der Maßnahmenplanung im Rahmen der Risikominimierung lassen sich durch sieben Programme des Workgroup Computing Systems SCIO™ der PLATO AG abbilden. Eine gemeinsame Datenbank liefert eine Wissensbasis für die Teamarbeit. Über Such- und Abfragewerkzeuge wird das Wissen der Datenbank in der Teamarbeit beispielsweise bei der Schwachstellenanalyse im Rahmen der Gesundheitsberatung eingesetzt.

Den gesamten Umfang und Dokumentation des Projektes finden Sie hier:



Kontakt:
Thomas Schmitz
E-Mail: tschmitz@plato-ag.de
Telefon: 02 28 / 73 28 19