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Integrierter Workflow

• XERI bietet eine Workflow-Unterstützung bei Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Verteilung (E-Mail und Papier), Rückzug und Verbesserung von Dokumenten, damit werden Tätigkeiten wie Versionieren, Archivieren, Prüfen, Freigeben, Verteilen, Bestätigen und Benachrichtigen unterstützt und sind - wenn möglich - voll automatisiert.
• Die Freigabe eines Dokumentes kann bei mehreren Freigebern gleichzeitig vorgenommen werden.
• Überarbeitete Dokumente werden automatisch an den hinterlegten Verteiler per E-Mail mit Dokumenten-Link versendet. Das Nachweisverfahren für die Kenntnisnahme der Dokumente wird ebenfalls unterstützt.

Verknüpfungen auf mitgeltende Dokumente einschließlich deren Verwaltung

• Bei Änderung/Außerkraftsetzung eines mitgeltenden Dokumentes erfolgt eine aktive Information per Email an beteiligte Personen. Die Visualisierung und graphische Navigation durch das Querverweisnetz der Dokumentation zeigt Zusammenhänge und deckt Inkonsistenzen auf. Dynamische Verweise sorgen für den Zugriff auf die aktuelle Version.

Public-Grundsatz: Online verfügbare Dokumente sind freigegeben und aktuell !

• Zurückgezogene Dokumente sind nicht mehr nutzbar. Es werden per Email aktiv die betroffenen Personen über Freigabe und Änderungen an Dokumenten informiert. Desweiteren können für bestimmte Instanzen Maßnahmen für eine Aktualisierung von Offline-Dokumentationen (z.B. Papierausdrucken) eingeleitet werden.

Einbindung von Mitarbeitern – Feedback zu Dokumenten

• Jeder Leser eines Dokumentes kann Anmerkungen zu einem Dokument erfassen. Der Verbesserungsprozess ist integraler Bestandteil der PLATO XERI-Lösung. Der Autor kann automatisch per Email benachrichtigt werden. Anmerkungen werden bei der Dokumentenversion verwaltet und gehen nicht verloren.

Microsoft Office-Anwendungen

Tiefe Integration der Office-Anwendungen. Anwender arbeiten somit mit den gängigen und bekannten Anwendungen.



Abbildung von Dokumenttypen mit spezifischen Eigenschaften

Dokumenttypen können unbegrenzt und hierarchisch abgebildet werden. Der Dokumenttyp stellt eine Konfigurationsebene (Rechte, Auswahlisten, Vorlagen) dar.

Besonderer Vertrauensschutz

• Für jedes Dokument werden Leserrechte vergeben. Nur leseberechtigte Personen können auf das Dokument zugreifen.

Managementanforderungen
(QMS, Umweltmanagementsystem, Arbeitsschutzmanagementsystem)

• Die Abbildung verschiedenster Managementsysteme ist möglich, da PLATO XERI branchenunabhängig konzipiert ist und bei bestehenden Kunden in verschiedensten Umfeldern arbeitet.

Normanforderungen (Zertifizierungen, Akkreditierungen)

• Auch die Abbildung verschiedenster Normanforderungen ist möglich. Es können mehrere Normen– und Managementsysteme parallel in einem XERI betrieben werden.

Rückverfolgbarkeit des Dokumentes

• Workflow für Dokumentenerstellung, Prüfung und Freigabe mit Nachweis wer ein Dokument geändert hat und der einer integrierte Änderungshistorie (was wurde wann im Dokument geändert).PLATO XERI orientiert sich bzgl. der Audit-Traceability an den Anforderungen der U.S.amerikanischen Food and Drug Administration FDA (auch hinsichtlich der elektronischen Unterschrift gemäß 21 CFR Part 11). Alle Altversionen eines Dokumentes werden archiviert.

Skalierbarkeit der Berechtigungen

• Innerhalb des Systems gibt es definierte Anwendergruppen (z.B. Prüfer, Leser usw.). Bearbeitungs-, Freigabe- und Leserrechte sind auf dieser Grundlage auf Dokumentebene definierbar

Branchenneutralität / Anpassbarkeit

• PLATO XERI™ verwendet eine allgemeine branchenunabhängige Terminologie im Standard. Branchenspezifische Begrifflichkeiten sind anpassbar. Eine tiefe Integration in die kundenspezifische Begrifflichkeiten und Darstellungswünsche ist möglich.

Intuitive Bedienung und geringer Schulungsaufwand

• Die grafische Navigation für den Zugriff auf PLATO XERI erhöht die Akzeptanz der Dokumentenanwender. Der PLATO XERI-Assistent führt den Anwender bei der Erstellung eines Dokumentes. Die Reduzierung der Komplexität der Information und ggf. der Applikation erfolgt je nach anwenderspezifische Rolle und ermöglicht, den Schulungsaufwand gezielt zu steuern.

Durch die praxisnahe Umsetzung dieser Funktionen in Zusammenarbeit mit unseren Kunden wird folgender Nutzen durch den Einsatz von PLATO XERI™ erzielt.

Die fünf wichtigsten Gründe für PLATO XERI™